Ineficiencia desconocida

A más de uno nos ha pasado que, a la hora de gestionar un proyecto, se nos brindó una planilla de cálculo con “todos los datos necesarios” para comenzar a trabajar y hacerle el seguimiento correspondiente. Sitios, tareas, fechas, responsable, etc. Algunas contenían un apartado con el detalle de órdenes de compra y facturación. Y ni hablar de materiales: vinculación y consulta a otra planilla.

A medida que avanzaba el proyecto, íbamos incorporando colores para diferentes hitos, verde para cuando está completado, amarillo si está con algún inconveniente, rojo cancelado.

¿Base de datos o datos base?

Así, cada uno iba creando esa base de datos tan compleja como única.

¿Los problemas? Escalabilidad (no tiene), uniformidad (difícil de mantener), colaboración (escasa), seguridad (limitada) y documentación (casi nula), por mencionar algunos.

Pero Excel, si bien es una herramienta muy poderosa, no es una base de datos. Y cómo olvidar el clásico “no se guardó todo lo que hice” (eso evidencia la edad, ¿no?).

Aquí es cuando entran en juego las herramientas de gestión.

Cuesta cambiar, pero vale la pena

Un software especializado nos ayudará a hacer nuestras operaciones más eficientes, brindando una visión detallada y general de nuestra organización y sus proyectos, reportes de avance, historial de tareas realizadas, repositorio de documentación, etc.  

Si bien, muchas empresas ya tienen sistemas implementados, otra gran cantindad sigue manejando sus despliegues y mantenimientos con planillas de cálculo, asignando tareas mediante correos electrónicos y documentando trabajos con fotos enviadas por WhatsApp.

Es difícil realizar un cambio de metodología y convencer a alguien que "lo que está haciendo está bien, pero puede hacerlo mejor".

Mucho por hacer

No hay una herramienta que cubra al 100% las necesidades de cada empresa y cada sector, porque lo que es esencial para uno puede no serlo para otro.

Pero si es importante elegir una plataforma que nos permita tener el seguimiento de nuestro proyecto, que sea configurable y flexible para adaptarse a los cambios sin tener que recurrir a desarrollos complicados; que de acuerdo al alcance pueda involucrar a varias áreas, eliminando trabajar aislado y en silos, de manera colaborativa desde el PM hasta el técnico de campo.

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